مهارات كتابة المحضر

سجل مهارات الكتابة

  • يجب أن تكون مستمع جيد.
  • من الجيد أن تكون على دراية بكيفية استخدام الكمبيوتر.
  • القدرة على الفهم والفهم وتقديم العقل والحدس.
  • القدرة على التعبير بشكل صحيح عن القضايا المطروحة.
  • القدرة على تسلسل الأفكار وربطها.
  • القدرة على تلخيص الأفكار المقدمة.
  • الالتزام بالشكل المقبول عمومًا لمحاضر الاجتماعات.

بروتوكولات الكتابة سهلة. المحاضر هي مجرد ملاحظات يتم تدوينها أثناء الاجتماع لتذكيرك بما تم الاتفاق عليه. لا يجب أن تكون طويلة أو معقدة في اللغة. كما أنه ليس من الضروري إتقان القواعد. كل ما عليك القيام به هو تسجيل القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع وتحديد أهم القضايا التي تمت مناقشتها والاقتراحات المقترحة أو التصويت عليها. [1] [2]

أهمية كتابة التقرير

  • محضر الاجتماع هو بروتوكول مكتوب وتوثيق دقيق لما يجري خلال هذه الاجتماعات.
  • الوصول إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والأمانة والموضوعية.
  • لإعطاء الموظفين ذوي الخبرة الجديدة الفرصة للاستفادة ممن هم أكبر سنًا منهم من ذوي الخبرة والممارسة والخبرة.
  • وثق ما يحدث في الاجتماعات الرسمية للرجوع إليها عند الضرورة.

معرفة المهارات الأساسية لكتابة المحاضر أمر جيد لتسجيل وتدوين ما حدث في الاجتماع ، حتى يتمكن جميع أعضاء الاجتماع من رؤية ما حدث فيه في أي وقتكما أنه مفيد لأولئك الذين لم يتمكنوا من الحضور ، حتى يتمكنوا من رؤية القرارات التي تم اتخاذها والاتفاق عليها ، والقضايا التي تمت مناقشتها ، ومعرفة أهم الأحداث والأنشطة القادمة التي تحتاج إلى الإعداد المسبق. [1] [2]

خطوات كتابة المحضر

  • اكتب النموذج.
  • استعد لتدوين الملاحظات.
  • دون ملاحظات واكتب دقائق.
  • راجع الملاحظات.
  • ملاحظات البريد الإلكتروني.
  • احفظ أو خزن السجل للرجوع إليه في المستقبل.

من أصعب الأمور عند كتابة الدقائق معرفة ما تكتبه وماذا تترك ، ويعتمد ذلك على مدى معرفتك بما نسميه مهارة كتابة الدقائق ، وبالطبع إذا كنت خبيرًا في هذا الموضوع ، لن يكون صعبًا عليك ، فقط تذكر ألا تحاول تدوين كل شيء ، فهذا مستحيل ومفيد بخلاف ذلك ، فالدقائق ليست وصفًا تفصيليًا لما قيل ، ويجب أن تركز على ما تم تحديده ومن الذي يجب أن يفعله. الغرض من المحضر هو تسجيل القرارات والإجراءات المتفق عليها في الاجتماع ، ثم اتباع الخطوات التالية:

نموذج الكتابة:

  • التخطيط: خطط جيدًا لكتابة الدقائق قبل أسابيع أو شهور من كتابتها. من المهم أن يكون البروتوكول سلسًا ومباشرًا ، حتى يتمكن أي شخص يقرأها من فهمها ، لذلك من الأفضل اعتماد قالب أو نمط معين للبروتوكول في كل مرة تقوم فيها بالتسجيل.
  • كتابة الأساسيات في قالب المحضر: يجب أن يحتوي قالب المحضر على اسم محضر المحضر ، واسم المنظمة ، والتاريخ والوقت ، والمشاركين في الاجتماع ومواقفهم ، والغرض من الاجتماع ، وملخص التقرير ، و اتخاذ القرارات.

استعد لتدوين الملاحظات: أفضل طريقة للتحضير لتدوين ملاحظات الاجتماع هي معرفة الأجزاء الأكثر فائدة وقيمة في التسجيل. من أفضل مهارات البروتوكول التحضير الجيد للأفكار. لهذا ، قبل بدء الاجتماع ، يمكنك التواصل مع رئيس الاجتماع لمعرفة النقاط الرئيسية التي يجب التركيز عليها ، ويمكنك طرح عدة أسئلة عليه ، منها:

  • ما هو جوهر وهدف الاجتماع؟
  • ما هي الأهداف الثانوية لهذا الاجتماع؟
  • ما هو أهم قرار تأمل أن تتوصل إليه خلال هذا الاجتماع؟
  • ماذا تتوقع من هذا السجل؟
  • هل هناك أي شخص آخر يقوم بتدوين الاجتماع؟

قم بتدوين الملاحظات واكتب الدقائق: للتعرف على المهارات الأساسية لكتابة تقرير وإعداد نموذج جيد لكتابته ، حان الوقت لكتابته ؛ لكن تذكر أنك لا تقوم فقط بالتسجيل ، فأنت لست روبوتًا ، لأنه عليك التمسك بأحد أهم مهارات كتابة التقرير ، وهي الاستماع جيدًا إلى محيطك ثم تحسين ما ستكتبه. . لا ينبغي التركيز على من قال ماذا ومتى ، محاضر الاجتماع ليست نصوصًا لقاعة المحكمة أو نصوص فيلم كاملة من خلال الحوار؟ اترك من قال ماذا ومتى وركز على جوهر ما حدث.

يجب عليك أيضًا قبول فكرة أنك قد لا تتمكن من التقاط كل شيء أثناء الاجتماع. يوصي الخبراء بتدوين الملاحظات أثناء الاجتماع والقلق بشأن كل شيء آخر بعد ذلك ، واستخدام القوائم النقطية لتوفير الوقت واحترس من العبارات الضائعة ؛ مثل: يجب علينا ، نحتاج ، يجب علينا البحث ، ومعرفة المزيد عن الخ. لتجنب فقدان شيء مهم ؛ يمكنك استخدام التكنولوجيا لتسجيل الاجتماع ، ولكن ستحصل أولاً على إذن للقيام بذلك.

راجع الملاحظات: عملية المراجعة مهمة جدا ، فهي تحقق أهم مهارات كتابة المحضر ، وهي القدرة على تلخيص الأفكار المقدمة. في هذه المرحلة ، تحتاج إلى قراءة ما كتبته ثم تنقيح ما كتب للتركيز على النقاط الرئيسية. لقاء مباشر لأنه لا يزال جديدًا في الذهن ، ولن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لمراجعته.

لجعلها أكثر تنسيقًا ؛ يجب تنسيق الصفحات وترقيمها قبل البدء ، والتحقق من تضمين المعلومات الأساسية ؛ مثل: تاريخ ووقت الاجتماع ، وقائمة المشاركين ، واسم المنظمة أو الفريق ، واسم رئيس المنظمة ، واسمك كمسجل ، والأولويات الأخرى وما إذا كنت تعمل مع شاشة كمبيوتر ؛ تأكد من عدم وجود أخطاء مطبعية.

ملاحظات البريد الإلكتروني: في هذه المرحلة ، يجب عليك إرسال المحاضر المكتوبة إلى أصحاب المصلحة على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم.

احفظ السجل أو خزنه للرجوع إليه في المستقبل: على الرغم من أن محاضر اجتماعات البريد الإلكتروني تعد دائمًا فكرة جيدة للتوثيق ؛ ولكن قد تحتاج إلى نسخة احتياطية للرجوع إليها في المستقبل ، يمكنك تحميلها على أي سحابة مثل Google Drive أو Drope Box ، أو إذا كان هناك موقع ويب مخصص لعملك. [3]

كيفية إدارة السجلات السرية

هناك عدد من الأسباب التي تجعل محضر الاجتماع سريًا ، وقد يشير المحضر إلى معلومات خاصة عن فرد أو تفاصيل مالية حساسة أو محتوى آخر في هذه الحالة ؛ يجب وزع المحضر الذي يحتوي على هذه العناصر على أولئك الذين حضروا الاجتماع وكانوا حاضرين للمناقشة فقط، هذه إحدى مهارات كتابة التقارير. الدقة مهمة جدًا في هذه الحالة ، وإذا قمت بتحميل ملف التقرير على إحدى السحابات الإلكترونية أو حتى موقع الشركة ؛ تحتاج إلى التأكد من تمكين الميزة لتقييد الوصول والسماح لأشخاص معينين فقط برؤيتها.

أهم الأسئلة المتداولة حول كتابة المحاضر

  • هل يجب عليك كتابة الأسماء في دقائق؟
  • ما هي الاعذار في محضر الاجتماع؟
  • متى أكتب التدوينة؟

هل يجب عليك كتابة الأسماء في دقائق؟ يمكنك البدء بإدراج جميع المشاركين بأسمائهم الكاملة ثم الرجوع إليهم بالأحرف الأولى من اسمهم ، وهذا أسرع في البدء ، على الرغم من وجود بعض المشاكل المحتملة ، مثل وجود شخصين لهما نفس الأحرف الأولى من الاسم.

ما هي الاعذار في محضر الاجتماع؟ من أهم المهارات في كتابة المحاضر التحقق بعناية من أسماء الحضور ، والعذر في محضر الاجتماع هو قائمة الأشخاص الذين أبلغوك مسبقًا بعدم تمكنهم من حضور الاجتماع.

متى أكتب التدوينة؟ يجب كتابة المحضر بصيغة الماضي ، لأنه مستند يسرد الأحداث التي حدثت بالفعل. [4]